Samarbejde omkring fælles kirkegårdsdrift for Skærbæk og Brøns-Vodder sogne

1. Deltagere og formål

1.1 Menighedsrådene for Skærbæk Sogn, Brøs og Vodder Sogne har truffet aftale om samarbejde vedrørerende fælles drift af Vodder Kirkegård med ledelse fra Skærbæk Kirkegård.

1.2 Formålet med samarbejdet er at:

• mindske den personalemæssige sårbarhed i forhold til Vodder Kirkegård
• skabe stillinger med et bedre/større indhold
• opnå visse driftsmæssige fordele

2. Samarbejdsperiode

2.1 Samarbejdet gælder i en forsøgsperiode fra den 1. december 2020 - 31. marts 2022. Senest med udgangen af november måned 2021 evalueres samarbejdet som sådan og beslutning om evt. at gøre aftale permanent træffes i hvert af sognene.

2.2 Samarbejdet evalueres i december måned med henblik på fastsættelse af omfang af pleje på Vodder Kirkegård og det deraf følgende omkostningsniveau for det kommende år.

3. Samarbejdets opgaver m.v.

3.1 Opgaverne som Skærbæk Sogns Menighedsråd varetagers for Brøns-Vodders Sognes Menighedsråd er beskrevet i bilag 1.

3.2 Arbejdetstilrettelæggelse:

Kirkegårdslederen og medarbejderen som er kontaktperson for Vodder Kirkegård kan altid træffes på telefon og kan møde op på kirkegården i Vodder med kort varsel efter behov inden for normal arbejdstid. Kirkegårdslederen og medarbejderen som er kontaktperson for Vodder Kirkegård afløser hinanden i forbindelse med ferie, fridage og sygdom m.v.

3.3 Kommunikation og samarbejde:

Der afholdes møde mellem kirkegårdslederen ved Skærbæk Kirkegård og kirkeværgen i Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd efter behov. 

Kirkeværgen i Brøns-Vodders Sognes Menighedsråd har tilsynet med Vodder Kirkegård og omgivelser i Vodder, og påtaler mangler til kirkegårdslederen ved Skærbæk Kirkegård.

3.4 Anlægsopgaver:

Mindre omlægninger vil blive udført i dagligdagen som en del af denne aftale, og ved større enkeltstående anlægs- og omlægningsopgaver honoreres der særskilt efter nærmere aftale mellem aftalens parter.

3.5 Kirkegårdslederen ved Skærbæk Kirkegård stiller personale til rådighed for pasning af kirkegården i Vodder Sogn som udgangspunkt kun når der er opgaver på kirkegårdene.

3.6 Kirkegårdslederen ved Skærbæk Kirkegård sørger for tidsregistrering i stillingen således, at der kan redegøres for timeforbruget overfor Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd.

4. Bestyrelsesforhold

4.1 Der oprettes i forbindelse med samarbejdsaftalen et fælles udvalg vedrørende den fælles kirkegårdsdrift. Sammensætning: Formændene eller anden repræsentant fra menighedsrådet fra Skærbæk Sogns Menighedsråd og Brøns-Vodders Sognes Menighedsråd.

4.2 Kirkegårdsdriften varetages af kirkegårdslederen ved Skærbæk Kirkegård efter retningslinjerne i denne samarbejdsaftale og med ansvar over for Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd.

4.3 Udpegning af kontaktperson for Vodder Kirkegård blandt medarbejderne ved Skærbæk Kirkegård foretages af kirkegårdslederen ved Skærbæk Kirkegård.

5. Budget, regnskab og revision

5.1 Afregning mellem sognene

• Udgifterne budgetteres i Skærbæk Kirkegårds budget
• Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd modtager løbende, hver måned, regninger fra Skærbæk Kirkegård. Regningerne sendes til kasseren for Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd.

5.2 Lønudgifter:

• Der faktureres med aktuel kostpris for lønudgifter til kirkegårdspersonale
• Afregning af lønudgifter sker forholdsmæssigt efter registreringen af forbrugt arbejdstid på Vodder Kirkegård
• Udgifter til arbejdstød, værnemidler og befordringsgodtgørelse sker forholdsmæssigt efter registreringen af forbrugt arbejdstid på Vodder Kirkegård

5.3 Øvrige udgifter

• Maskine: Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd ejer maskiner og værktøj, og afholder omkostninger til vedligeholdelse, investeringer og brændstof. Der betales leje af de maskiner Skærbæk Kirkegård medbringer til brug for løsning af opgaver.
• Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd modtager alle indtægter vedr. kirkegården og afholder udgifter til materialer som: Jord, grus, sand, salt, algefjerner, gødning, planter, blomster og gran m.v.
• Anlægsopgaver: Mindre omlægninger vil blive udført i dagligdagen som en del af denne aftale, og ved større enkeltstående anlægs- og omlægningsopgaver honoreres der særskilt og efter nærmere aftale mellem aftalens parter.

5.4 Budgetforpligtelser

Fremgår det af årsregnskabet, at der er et mindre forbrug af lønudgifter end budgetteret, er Skærbæk Sogns Menighedsråd og Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd forpligtet til at modregne dette ved budgettet for det kommende år. 

På tilsvarende vis er Skærbæk Sogns Menighedsråd forpligtet til at afsætte flere midler på budgettet for det følgende år, hvis der sker et merforbrug af lønudgifter.

6. Tilsyn og ophævelse mv.

6.1 Skærbæk Sogns Menighedsråd og Brøns-Vodder Sognes Menighedsråd kan uafhængigt af hinanden træffer beslutning om udtrædelse af samarbejdet. Meddelelse om udtræden af samarbejdet skal ske skriftligt til det andet sogn i aftalen med et års varsel til udgangen af et kalenderår.

7. Ikrafttræden

7.1 Aftalen træder i kraft den 1. december 2020

7.2 De berørte sognes beboere kan gøre sig bekendt med samarbejdsaftalen på følgende steder:

• Kirkekontoret ved Skærbæk Kirke
• På Skærbæk og Brøns-Vodder Sognes hjemmeside.

Underskrifter (kan ses i pdf.-fil)

Bilag 1:

Opgaveliste i henhold til samarbejdsaftalens punkt 3.

Vodder Kirkegård:

Januar/Februar/Marts:

Vi fjerner ukrudt på alle gravsteder, som vi passer.

Sletninger af gravsteder + grandækning ses efter.

April:

Grandækning fjernes.

Klargøring af forårsblomster + gødning + plantning

Gravsteder rives hver uge + græsklipning

Maj/juni/juli:

Gravsteder rives hver uge + græsklining + evt. vanding af blomster

Sommerblomster plantes efter 5. juni

Ferie afvikles i juli, men kirkegården bliver passet

August/september:

Gravsteder rives hver uge + græsklipning + evt. vanding af sommerblomster

Gravstedshække klippes omkring 1. september

Oktober:

Gravsteder rives hver uge frem til omkring 15. oktober + græsklipning

Vi fjerner blade på kirkegården, når der er tid til det

November:

Klargøring til grandækning - vi fjerner blomster og gør klar til grandækning

Der skal bruges en del tid på at fjerne blade, inden grandækningen kan begynde omkring 20. november

December:

Afslutning på grandækning + oprydning af de sidste blade

Rengøring af maskiner.

Helår:

Rivning af alle stier og parkeringsplads ugentligt, året rundt.

Visne buketter fjernes

Begravelser og gravsænkninger

Rengøring af kirke og mandskabshus.